Lista de chequeo de estándares mínimos 0312 en Excel

La autoevaluación de la Resolución 0312 de 2019 se registra al final en la aplicación del Ministerio del Trabajo, pero el trabajo previo (reunir evidencias, calificar y priorizar) casi siempre se hace en una hoja de cálculo. Una lista de chequeo bien armada te permite saber en minutos cuántos puntos llevas y qué ítems te faltan antes de la fecha de reporte.

Esta página no ofrece un archivo descargable: la tabla de abajo trae todos los datos necesarios para armar el tuyo, con los valores del formulario oficial. Para el ciclo completo (cuándo se hace, plazo y plan de mejora) lee la guía de autoevaluación de estándares mínimos 2026.

La Resolución 0312 escalona la exigencia por número de trabajadores y clase de riesgo:

• 7 estándares: empresas, empleadores y contratantes con 10 o menos trabajadores, clasificados en riesgo I, II o III (artículo 3).

• 21 estándares: empresas y unidades de producción agropecuaria con 11 a 50 trabajadores, en riesgo I, II o III (artículo 9).

• 60 estándares: empresas con más de 50 trabajadores en cualquier clase de riesgo (artículo 16).

• 60 estándares también para quienes tienen 10 o menos trabajadores con riesgo IV o V (artículo 8) y para quienes tienen 11 a 50 trabajadores con riesgo IV o V (artículo 15).

• Las unidades de producción agropecuaria de hasta 10 trabajadores permanentes con riesgo I, II o III tienen un régimen simplificado propio (artículo 7).

Si tu actividad es de riesgo IV o V, como la construcción o el transporte de carga, asume la tabla completa de 60 estándares sin importar el tamaño.

El artículo 3 enumera estos siete ítems, con su modo de verificación:

• Asignación de la persona que diseña el Sistema de Gestión de SST (técnico, tecnólogo o profesional en SST con licencia vigente y curso virtual de 50 horas).

• Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos laborales).

• Capacitación en SST, con soporte de las planillas firmadas por los trabajadores.

• Plan Anual de Trabajo firmado por el empleador, con objetivos, metas, responsabilidades, recursos y cronograma.

• Evaluaciones médicas ocupacionales.

• Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, con acompañamiento de la ARL.

• Medidas de prevención y control frente a los peligros y riesgos identificados.

El artículo 9 lista estos 21 estándares:

• 1. Asignación de una persona que diseñe el Sistema de Gestión de SST.

• 2. Asignación de recursos para el Sistema de Gestión de SST.

• 3. Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral.

• 4. Conformación y funcionamiento del COPASST.

• 5. Conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral.

• 6. Programa de capacitación.

• 7. Política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

• 8. Plan Anual de Trabajo.

• 9. Archivo y retención documental del Sistema de Gestión de SST.

• 10. Descripción sociodemográfica y diagnóstico de condiciones de salud.

• 11. Actividades de medicina del trabajo y de prevención y promoción de la salud.

• 12. Evaluaciones médicas ocupacionales.

• 13. Restricciones y recomendaciones médicas laborales.

• 14. Reporte de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

• 15. Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

• 16. Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.

• 17. Mantenimiento periódico de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas.

• 18. Entrega de elementos de protección personal (EPP) y capacitación en su uso.

• 19. Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.

• 20. Brigada de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.

• 21. Revisión por la alta dirección.

Los valores salen del formulario de calificación del Ministerio del Trabajo. Cada ítem vale lo que indica la tabla si cumple totalmente y cero si no cumple. Primero, los recursos (10 puntos):

• 1.1.1 Responsable del SG-SST: 0,5

• 1.1.2 Responsabilidades en el SG-SST: 0,5

• 1.1.3 Asignación de recursos para el SG-SST: 0,5

• 1.1.4 Afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales: 0,5

• 1.1.5 Identificación de trabajadores de alto riesgo y cotización de pensión especial: 0,5

• 1.1.6 Conformación del COPASST: 0,5

• 1.1.7 Capacitación del COPASST: 0,5

• 1.1.8 Conformación del Comité de Convivencia: 0,5

• 1.2.1 Programa de capacitación, promoción y prevención: 2

• 1.2.2 Inducción y reinducción en SG-SST: 2

• 1.2.3 Responsables del SG-SST con curso virtual de 50 horas: 2

Luego la gestión integral del sistema (15 puntos):

• 2.1.1 Política del SG-SST firmada, fechada y comunicada al COPASST: 1

• 2.2.1 Objetivos definidos, claros, medibles y con metas: 1

• 2.3.1 Evaluación inicial e identificación de prioridades: 1

• 2.4.1 Plan anual de trabajo con objetivos, metas, responsables, recursos y cronograma, firmado: 2

• 2.5.1 Archivo o retención documental del SG-SST: 2

• 2.6.1 Rendición de cuentas sobre el desempeño: 1

• 2.7.1 Matriz legal: 2

• 2.8.1 Mecanismos de comunicación y auto reporte: 1

• 2.9.1 Identificación y evaluación para la adquisición de productos y servicios: 1

• 2.10.1 Evaluación y selección de proveedores y contratistas: 2

• 2.11.1 Evaluación del impacto de cambios internos y externos: 1

• 3.1.1 Descripción sociodemográfica y diagnóstico de condiciones de salud: 1

• 3.1.2 Actividades de promoción y prevención en salud: 1

• 3.1.3 Información al médico de los perfiles de cargo: 1

• 3.1.4 Evaluaciones médicas ocupacionales (peligros, periodicidad, comunicación al trabajador): 1

• 3.1.5 Custodia de historias clínicas: 1

• 3.1.6 Restricciones y recomendaciones médico-laborales: 1

• 3.1.7 Estilos de vida y entornos saludables: 1

• 3.1.8 Agua potable, servicios sanitarios y disposición de basuras: 1

• 3.1.9 Eliminación adecuada de residuos sólidos, líquidos o gaseosos: 1

• 3.2.1 Reporte de accidentes de trabajo y enfermedad laboral a la ARL, EPS y Dirección Territorial: 2

• 3.2.2 Investigación de incidentes, accidentes y enfermedades laborales: 2

• 3.2.3 Registro y análisis estadístico de accidentes y enfermedades laborales: 1

• 3.3.1 a 3.3.6 Medición de frecuencia, severidad y mortalidad de la accidentalidad, prevalencia e incidencia de enfermedad laboral y ausentismo por causa médica: 1 cada uno (6 en total)

Controla los exámenes médicos en evaluaciones médicas y el ausentismo para sostener los ítems 3.1.4 y 3.3.6. Para el reporte y la investigación de accidentes, apóyate en la guía de investigación con FURAT.

• 4.1.1 Metodología para identificar peligros y valorar riesgos: 4

• 4.1.2 Identificación de peligros con participación de todos los niveles de la empresa: 4

• 4.1.3 Identificación de sustancias carcinógenas o de toxicidad aguda: 3

• 4.1.4 Mediciones ambientales (químicas, físicas y biológicas): 4

• 4.2.1 Implementación de medidas de prevención y control: 2,5

• 4.2.2 Verificación de la aplicación de las medidas por parte de los trabajadores: 2,5

• 4.2.3 Procedimientos, instructivos, fichas y protocolos: 2,5

• 4.2.4 Inspecciones a instalaciones, maquinaria y equipos con participación del COPASST: 2,5

• 4.2.5 Mantenimiento periódico de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas: 2,5

• 4.2.6 Entrega de EPP, verificada también con contratistas y subcontratistas: 2,5

• 5.1.1 Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias: 5

• 5.1.2 Brigada de prevención conformada, capacitada y dotada: 5

Estos 40 puntos son el bloque más pesado de la tabla. Se sostienen con la matriz de peligros GTC 45, las inspecciones y la preparación para emergencias.

• 6.1.1 Definición de indicadores del SG-SST: 1,25

• 6.1.2 Auditoría por lo menos una vez al año: 1,25

• 6.1.3 Revisión anual por la alta dirección, resultados y alcance de la auditoría: 1,25

• 6.1.4 Planificación de auditorías con el COPASST: 1,25

• 7.1.1 Acciones preventivas y correctivas con base en los resultados del SG-SST: 2,5

• 7.1.2 Acciones de mejora conforme a la revisión de la alta dirección: 2,5

• 7.1.3 Acciones de mejora con base en investigaciones de accidentes y enfermedades laborales: 2,5

• 7.1.4 Plan de mejoramiento e implementación de medidas y acciones correctivas solicitadas por autoridades y ARL: 2,5

Resumen por ciclo: PLANEAR 25 puntos (recursos 10 y gestión integral 15), HACER 60 (salud 20, peligros y riesgos 30, amenazas 10), VERIFICAR 5 y ACTUAR 10. La suma da 100.

Una estructura sencilla que funciona para las tres tablas (7, 21 o 60):

• Columnas: código del ítem, ciclo PHVA, descripción, valor máximo, estado (Cumple, No cumple o No aplica), evidencia (enlace o nombre del documento), responsable y fecha de vencimiento de la evidencia.

• Puntaje del ítem: =SI(E2="Cumple";D2;SI(E2="No aplica";D2;0)). Usa No aplica solo cuando la norma lo permita (empresas de menos de 50 trabajadores con riesgo I, II o III); en ese caso el ítem recibe su valor máximo.

• Total: =SUMA(F2:F61) para la tabla de 60. Debe dar un máximo de 100.

• Nivel: =SI(total<60;"Crítico";SI(total<=85;"Moderadamente aceptable";"Aceptable")), siguiendo los umbrales del artículo 28.

• Validación de datos en la columna de estado para que solo acepte las tres opciones y formato condicional para resaltar los ítems en No cumple.

• Una hoja aparte para el plan de mejoramiento con actividad, responsable, plazo, recursos y soporte de efectividad, que es el contenido mínimo que exige el artículo 28.

Recuerda que el separador de fórmulas puede ser coma o punto y coma según la configuración regional de tu Excel, y que el cálculo que cuenta es el de la aplicación del Ministerio donde se registra la autoevaluación.

Excel sirve para calificar una vez al año. Donde se queda corto es en la trazabilidad: quién cambió una calificación, qué evidencia venció, cuántas capacitaciones se han ejecutado en el año y qué acciones del plan de mejoramiento siguen abiertas. Eso es lo que pide una visita del Ministerio o de la ARL.

Si quieres estimar tu exposición a sanciones antes de calificar, usa la calculadora pública de multas SG-SST. Para llevar la autoevaluación, las evidencias y el plan de mejoramiento en un solo lugar, el software SG-SST de HoldingSoft+ integra la autoevaluación con porcentaje de cumplimiento dentro del módulo de Evaluación de Desempeño, junto con capacitación y actas del COPASST.

El formulario oficial y su consulta están en la plataforma del Ministerio del Trabajo (sgrl.mintrabajo.gov.co); allí se registra el resultado definitivo.