Autoevaluación de estándares mínimos 2026 (Res. 0312): cómo hacerla y cuándo reportarla

La autoevaluación es el ejercicio con el que cada empleador o contratante califica, con la Tabla de Valores y Calificación de los Estándares Mínimos, qué tanto cumple su SG-SST. La establece la Resolución 0312 de 2019 del Ministerio del Trabajo (artículos 26 y 27) y aplica a los empleadores públicos y privados, contratantes, cooperativas, empresas de servicios temporales y demás obligados del artículo 2, sin importar su tamaño.

Qué estándares te corresponden depende del tamaño y del riesgo: 7 para quienes tienen 10 o menos trabajadores con riesgo I, II o III; 21 para 11 a 50 trabajadores con riesgo I, II o III; y 60 para más de 50 trabajadores o para cualquier empresa con riesgo IV o V. El detalle está en la lista de chequeo en Excel.

El artículo 26 fija el ciclo anual. Desde enero de 2020 los SG-SST se ejecutan de enero a diciembre y, en el mes de diciembre, las empresas deben hacer tres cosas: aplicar la autoevaluación con el formulario del artículo 27, elaborar el plan de mejora conforme al resultado (que debe quedar aprobado dentro del Plan Anual del SG-SST) y formular el Plan Anual del año siguiente, que empieza a ejecutarse el 1 de enero.

En la práctica, la autoevaluación de diciembre de 2026 califica la vigencia 2026 y se registra ante el Ministerio en 2027, en la ventana que fije el Ministerio para ese año. Al momento de escribir esta guía no hemos confirmado la circular que fije esa ventana; consulta el sitio del Fondo de Riesgos Laborales antes de planear el reporte.

Para 2026, el Ministerio del Trabajo expidió la Circular 0027 del 26 de febrero de 2026, sobre el registro anual de autoevaluaciones y planes de mejoramiento del SG-SST. Según su texto, el registro de la autoevaluación de 2025 y de su plan de mejoramiento debía hacerse a más tardar el 31 de julio de 2026, en la aplicación habilitada en la página del Fondo de Riesgos Laborales (sgrl.mintrabajo.gov.co).

La circular recuerda además tres obligaciones que vienen de la Resolución 0312: enviar a la ARL copia de la autoevaluación y del plan de mejoramiento para su estudio, comentarios y recomendaciones; rendir en julio de cada año un informe de avance del plan de mejoramiento, teniendo en cuenta las recomendaciones de la ARL; y formular en diciembre el Plan Anual del año siguiente. Las ARL, por su parte, deben informar a las Direcciones Territoriales las empresas afiliadas que no cumplan con el reporte.

El plazo de 2026 ya venció. Si no registraste la autoevaluación de 2025, regularízala cuanto antes con tu ARL y revisa el riesgo de sanción en nuestra guía de multas SG-SST. Los plazos cambian cada año según la circular del Ministerio: no asumas que el de 2027 será igual.

Cada ítem se califica como cumple totalmente, no cumple o no aplica; no hay cumplimiento parcial. Un ítem cumplido suma su valor máximo, uno incumplido suma cero y, para empresas de menos de 50 trabajadores con riesgo I, II o III, los ítems que no aplican reciben el valor máximo. El total es sobre 100 puntos y define qué debes hacer:

• Menos de 60% (crítico): plan de mejoramiento inmediato a disposición del Ministerio, reporte de avances a la ARL en máximo tres meses, seguimiento anual y plan de visita con valoración crítica.

• Entre 60% y 85% (moderadamente aceptable): plan de mejoramiento a disposición del Ministerio, reporte de avances a la ARL en máximo seis meses y plan de visita.

• Más de 85% (aceptable): mantener la calificación y las evidencias a disposición del Ministerio e incluir en el Plan Anual las mejoras que surjan de la evaluación.

Ojo: el 85% es el umbral para quedar en el nivel aceptable, no un piso legal para que el SG-SST sea válido. Por debajo de ese puntaje la norma exige plan de mejoramiento y reportes a la ARL, no una sanción automática.

• Define qué tabla aplica (7, 21 o 60 estándares) según número de trabajadores y clase de riesgo.

• Reúne las evidencias de cada ítem con fecha y firma: actas, planillas de asistencia, soportes de afiliación, exámenes médicos, indicadores.

• Califica cada ítem como cumple, no cumple o no aplica, solo con evidencia verificable.

• Suma el puntaje y ubica el resultado en el nivel crítico, moderadamente aceptable o aceptable.

• Aprueba el plan de mejora dentro del Plan Anual del SG-SST, como exige el artículo 26.

• Envía copia a la ARL y regístrala, junto con el plan de mejoramiento, en la aplicación del Ministerio cuando se abra la ventana del año.

Haz la revisión con apoyo de la auditoría interna y los indicadores del SG-SST: la autoevaluación sale mucho más sólida cuando ya tienes la auditoría del año y la revisión por la dirección hechas. Para el detalle de evidencias, usa el checklist de auditoría interna de la Resolución 0312.

El artículo 28 establece el contenido mínimo del plan de mejoramiento. Debe presentarse a la ARL por correo electrónico o en documento físico, y la ARL responde por el mismo medio con sus recomendaciones. Debe incluir como mínimo:

• Las actividades concretas a desarrollar.

• Las personas responsables de cada actividad de mejora.

• El plazo determinado para su cumplimiento.

• Los recursos administrativos y financieros destinados a las acciones.

• Los fundamentos y soportes de la efectividad de las acciones para subsanar y prevenir hechos o situaciones que afecten el bienestar y la salud de los trabajadores.

Lleva cada actividad al plan de trabajo y al plan de acción con responsable y fecha, y presupuéstalas en el módulo de apoyo. Así, el informe de avance de julio sale directo del seguimiento. El módulo de Evaluación de Desempeño de HoldingSoft+ calcula el porcentaje de cumplimiento de la autoevaluación y ayuda a preparar el informe para tu ARL.

• Calificar como cumple un ítem sin evidencia verificable.

• Marcar ítems como no aplica sin que la norma lo permita para el tamaño y riesgo de la empresa.

• Hacer la autoevaluación pero no aprobar el plan de mejora dentro del Plan Anual.

• Registrar en la plataforma del Ministerio pero olvidar enviar la copia a la ARL.

• No rendir el informe de avance de julio con las recomendaciones de la ARL.

• Usar la tabla de 21 estándares cuando la empresa tiene riesgo IV o V o más de 50 trabajadores.