Software de gestión de comités con votación virtual: COPASST, Convivencia y Brigada
Administra todos los comités obligatorios y voluntarios de la empresa desde un solo lugar: COPASST, Vigía SST, Convivencia Laboral, Brigada de Emergencia y comités voluntarios. Con votación virtual anónima de extremo a extremo, períodos de vigencia con alertas, miembros con foto y actas firmables para auditoría Mintrabajo y ARL.
Las inspecciones de Mintrabajo revisan que cada comité obligatorio esté conformado, vigente y con actas. Esta aplicación centraliza la conformación paritaria, los períodos, la votación virtual, las actas y la bitácora de eventos, para blindar la auditoría con una sola consulta.
holdingsoft.org/app/leadership/committees
Gestión de Comités
Liderazgo
+ Nuevo
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24
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18
Pendientes
6
Código
Descripción
Estado
001
Activo
002
En curso
003
Pendiente
004
Activo
Vista previa · Aplicación incluida
8
entidades: comité, período, miembro, evento, proceso, candidatura, voto y token
2 años
período legal de COPASST, Vigía SST y Comité de Convivencia
4
correos del flujo electoral: invitación, recordatorio, aviso y anuncio
IA
recomendador de comités y redacción de la convocatoria
La gestión de comités centraliza los órganos colegiados obligatorios y voluntarios de la empresa. Los legales en Colombia son el COPASST (Resolución 2013/1986 y Decreto 1072/2015) para empresas con 10 o más trabajadores, el Vigía SST (Decreto 1295/1994 art 35) para las de menos de 10, el Comité de Convivencia Laboral bajo la Resolución 3461/2025 que reemplazó a la 652/2012, la Brigada de Emergencia (Resolución 0312/2019) y el Comité Paritario Vial del PESV. También admite comités voluntarios como calidad, ética, mejora continua o seguridad de la información. Cada comité tiene períodos de vigencia con histórico, conformación paritaria y una bitácora de auditoría de cada evento.
El diferencial es la votación virtual de extremo a extremo. Un proceso electoral avanza por los estados borrador, convocatoria, postulación, votación, escrutinio y cerrado. Los candidatos se auto-postulan por una página pública o los registra el admin; la convocatoria se redacta con ayuda de IA, lleva afiche y se difunde por correo, código QR y SMS, con recordatorios a quienes aún no han votado. El voto es anónimo de verdad: solo se guarda el hash del token del elector, con un candado que impide votar dos veces. Quien no tiene correo puede votar identificándose con su documento y un segundo factor (fecha de nacimiento).
Al cerrar el escrutinio, el sistema cuenta los votos, marca a los electos por número de cupos y crea automáticamente los miembros del comité con la foto de cada colaborador. Se envía un correo de resultados al responsable y un anuncio masivo a toda la compañía presentando al nuevo comité. El acta de escrutinio se imprime en PDF con logos de norma y puede firmarse por enlace público: cada firmante ingresa nombre, documento y rol, dibuja su firma y esta se sella con SHA-256, IP y user agent, conforme a la Ley 527/1999 y el Decreto 2364/2012. Además, la aplicación no duplica los roles: los enlaza al módulo Roles (matriz RACIV) para mantener una sola fuente de verdad.
Qué hace el software de gestión de comités
Conformación de comités obligatorios (COPASST, Vigía SST, Convivencia Laboral, Brigada de Emergencia, Paritario Vial) y voluntarios (calidad, ética, mejora continua)
Períodos de vigencia con histórico por período (2024-2026 vs 2026-2028) y alertas in-app previas al vencimiento, con acta de constitución y resolución
Votación virtual de extremo a extremo: proceso electoral con estados borrador → convocatoria → postulación → votación → escrutinio → cerrado
Voto anónimo real: solo se guarda el hash del token del elector, con candado de un voto por persona; página pública de votación por enlace o cédula con segundo factor (fecha de nacimiento)
Auto-postulación pública, cronograma de etapas con recordatorios y convocatoria editable con redacción IA, afiche y difusión por correo, QR y SMS
Al cerrar el escrutinio crea automáticamente los miembros electos por cupos, con fotos de los colaboradores; correo al responsable y anuncio masivo a la compañía
Catálogo de plantillas que precargan la configuración normativa por tipo de comité y recomendador IA que sugiere qué comités necesitas según tamaño, sector y país
Firma pública del acta de escrutinio por enlace (nombre, documento, rol y firma dibujada) sellada con SHA-256, IP y user agent (Ley 527/1999)
Roles del comité enlazados al módulo Roles (RACIV) sin duplicar, actas y aviso de convocatoria en PDF con logos de norma, y bitácora de auditoría de cada evento
Del dato a la evidencia, paso a paso
Crea el comité desde el catálogo
Elige una plantilla (COPASST, Vigía SST, Convivencia, Brigada) que precarga marco normativo, paridad, período y política de miembros; el recomendador IA te dice cuáles te faltan.
Abre el proceso electoral
Define el cronograma de convocatoria, postulación y votación; los candidatos se postulan solos por página pública o los registra el admin.
Convoca y difunde
Envía la convocatoria editable con afiche por correo, QR y SMS; recordatorios automáticos a quienes no han votado.
Vota en secreto
Los electores votan por enlace con token o por cédula con segundo factor; el voto es anónimo (solo se guarda el hash) y hay candado de un voto por persona.
Cierra y anuncia
Al cerrar el escrutinio se crean los miembros electos por cupos, con foto; se avisa al responsable y se anuncia a toda la compañía, con acta de escrutinio firmable en PDF.
Cuándo usar la gestión de comités con votación virtual
Elección virtual del COPASST de punta a punta: convocatoria, postulación, votación anónima, escrutinio y anuncio con fotos
Registrar un comité ya constituido como histórico, sin proceso electoral, con sus integrantes y fechas reales
Renovación bianual del COPASST sin perder el histórico de miembros del período anterior
Implementación del Comité de Convivencia Laboral bajo la Resolución 3461/2025
Recomendador IA: saber qué comités obligatorios faltan según el número de empleados y el sector
Auditoría Mintrabajo o ARL con consulta unificada de todos los comités, sus períodos y sus actas
Así se ve Gestión de Comités en HoldingSoft+
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Gestión de Comités
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Cumple:
Dónde encontrarla en la plataforma
Con acceso a HoldingSoft+, esta aplicación está en el menú lateral del módulo Liderazgo.
/leadership/committees
Liderazgo
ISO cláusula 5 exige que la alta dirección demuestre compromiso con evidencia auditable: actas con compromisos rastreables, matriz legal vigente, consulta a trabajadores documentada y monitoreo de ausentismo. Este módulo materializa los 4 entregables con trazabilidad cruzada.
Ver el módulo completo →Otras aplicaciones de Liderazgo
Preguntas frecuentes sobre Gestión de Comités
Los comités legales en Colombia: COPASST (Resolución 2013/1986 y Decreto 1072/2015), Vigía SST para empresas de menos de 10 trabajadores (Decreto 1295/1994), Comité de Convivencia Laboral (Resolución 3461/2025), Brigada de Emergencia (Resolución 0312/2019) y Comité Paritario Vial del PESV. También admite comités voluntarios definidos por la empresa, como calidad, ética, mejora continua o seguridad de la información.
Se crea un proceso electoral que pasa por convocatoria, postulación, votación y escrutinio. Los candidatos se postulan por una página pública o los registra el admin. Los electores votan por un enlace con token o identificándose con su documento y fecha de nacimiento. El voto es anónimo: solo se guarda el hash del token, con candado de un voto por elector. Al cerrar, se crean automáticamente los miembros electos por cupos.
El COPASST, el Vigía SST y el Comité de Convivencia tienen período legal de 2 años. Cada comité guarda su histórico de períodos (por ejemplo 2024-2026 frente a 2026-2028) con su acta de constitución y resolución, de modo que al renovarse no se pierde la trazabilidad del período anterior. Alertas in-app avisan antes del vencimiento y quedan como hallazgo pendiente.
Sí. El acta de escrutinio se genera en PDF con los logos de norma y se puede firmar por un enlace público: cada firmante ingresa nombre, documento y rol, dibuja su firma y esta queda sellada con SHA-256, IP y user agent, conforme a la Ley 527/1999 y el Decreto 2364/2012. Hay control de una firma por documento.
Sí, sin necesidad de votación. Creas el comité, abres el primer período con sus fechas reales y registras a los integrantes actuales con el método "ya constituido (registro histórico)". El proceso electoral virtual queda disponible solo para las elecciones nuevas.
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