Software de datos maestros y estructura de la organización (ISO 9001, 14001 y 45001)
La aplicación base del sistema: estructura legal, sedes, áreas, cargos, colaboradores, procesos y catálogo de productos o servicios. Los demás módulos consumen estos datos maestros.
Todos los módulos ISO del sistema necesitan saber cómo está estructurada la empresa antes de funcionar. Esta aplicación define ese modelo una sola vez y lo pone a disposición del resto.
holdingsoft.org/app/organization
Holding Consultants S.A.S
HSEQ
Sedes
4
Áreas
18
Cargos
42
Colab.
178
HQ Bogotá
Operaciones · 8 áreas
Calidad · 3 áreas
Recursos Humanos · 2 áreas
Multi-tenant · 9 tabs operativos · Base de los 8 módulos
9
pestañas operativas en un solo módulo
6
visualizaciones en el tablero
5
roles con permisos granulares por módulo
N
empresas por usuario (multi-tenant nativo)
El módulo Organización es la base estructural sobre la que se apoyan los otros 7 módulos ISO de HoldingSoft+ (Contexto, Liderazgo, Planificación, Apoyo, Operación, Evaluación de Desempeño y Mejora). Define de una sola vez la anatomía multinivel de la empresa —identidad legal, estrategia, sedes, áreas, cargos, procesos, productos o servicios y usuarios— y la pone a disposición del resto de la suite mediante relaciones de datos. Sin esta capa correctamente parametrizada, el sistema de gestión no puede asignar responsables, generar organigramas, vincular indicadores ni emitir auditorías con trazabilidad.
Cumple un doble propósito. Por un lado son los datos maestros del SGI: los cargos alimentan las matrices de peligros y los perfiles de cargo, las sedes aparecen en planes de emergencia, los procesos nutren las auditorías internas y la revisión por la dirección. Por otro lado administra la suscripción: el tab Plan muestra el tier vigente, seis cupos de consumo (usuarios, almacenamiento, correos, SMS, WhatsApp y tokens de IA SOFIA) y el historial de facturación. Al alcanzar el 80 % de un cupo el sistema notifica al administrador; al 100 % bloquea la creación de nuevos registros pero permite seguir operando lo existente.
El enfoque que eliges en Enfoque y Procesos parametriza la suite entera. Si la empresa solo certifica ISO 9001, el módulo Planificación no muestra aspectos ambientales ni peligros de SST; si eliges HSEQ integrado, aparecen todas las herramientas. El mapa de procesos jerárquico (macro-proceso, proceso y sub-proceso) es el entregable principal de la cláusula 4.4 de ISO 9001 y se puede exportar como imagen o PDF para el manual del sistema.
Un principio transversal atraviesa el módulo: inactivar nunca borra. Cambiar el estado de una sede, área, cargo o proceso a inactivo mantiene el dato y su trazabilidad histórica para auditorías de Mintrabajo, ARL o entes certificadores. El acceso humano se gobierna con RBAC de cinco roles y capabilities granulares por módulo, con reglas anti-escalada (nadie asigna un rol superior al suyo) y revocación de sesiones al desactivar un usuario, en línea con la cláusula A.5.15 de ISO 27001 y la Ley 1581 de 2012 de hábeas data.
Las 9 pestañas del módulo Organización
Tablero con 6 visualizaciones en tiempo real: mapa de sedes y usuarios por sede (MapLibre, sin costo de mapa), usuarios por rol, líneas de servicio vs. cantidad de servicios, tipos de proceso vs. procesos, áreas vs. cargos y evolución de usuarios de los últimos 12 meses
Datos Generales: identidad legal (razón social, nombre comercial, NIT/RUT/RFC/CUIT/RUC), sector CIIU con 21 opciones, rango de empleados, estrategia (misión, visión, valores, política de calidad — textos canónicos de ISO 9001 cláusula 5.2), branding y sub-tabla de certificaciones ISO con vigencia
Sedes / Proyectos: ubicaciones físicas (sede principal, sucursal, planta, bodega, oficina, tienda, proyecto temporal) con geolocalización para el mapa; multi-país y multi-región; alimenta el alcance de ISO cláusula 4.3 y los registros de emergencias
Productos / Servicios: catálogo por líneas con requisitos legales y propios, características de calidad y catálogo de salidas no conformes — base de ISO 9001 cláusulas 8.2.2, 8.3 y 8.7
Enfoque y Procesos: selección del enfoque (ISO 9001 / 14001 / 45001 / 27001 / HSEQ integrado) que parametriza toda la suite, más el mapa de procesos jerárquico (macro-proceso / proceso / sub-proceso) con dueño y normas vinculadas — entregable de ISO 9001 cláusula 4.4
Áreas y Grupos: divisiones funcionales jerárquicas n-niveles, internas o tercerizadas (marca explícita para ISO 9001 cláusula 8.4), con organigrama exportable a PNG, PDF o Excel — soporte de la matriz de peligros GTC 45
Cargos: posiciones organizacionales jerárquicas vinculadas a área, con nivel educativo, experiencia mínima, responsabilidades y rangos salariales restringidos por permiso — fundamento de competencias ISO 9001 cláusula 7.2 y exámenes médicos
Usuarios (RBAC): control de acceso humano con 5 roles (súper administrador, administrador, gestor, colaborador, visor), capabilities granulares por módulo (ver / editar / gestionar / aprobar), invitaciones con token, empresa principal y anti-escalada de privilegios
Plan / suscripción: plan vigente (Basic → Professional → Business → Enterprise), 6 cupos con barras de consumo (usuarios, almacenamiento, correos, SMS, WhatsApp, tokens IA SOFIA), módulos habilitados e historial de facturación
Listado multi-empresa "Mis Organizaciones": un mismo usuario opera N companies con contextos y permisos aislados; deep-link a Plan desde cualquier alerta de cupo
Del dato a la evidencia, paso a paso
Datos Generales
Registras identidad legal, sector, estrategia (misión y visión obligatorias) y branding. Es el único tab activo al crear una empresa.
Sedes y estructura
Das de alta sedes con geolocalización, luego áreas jerárquicas y cargos vinculados a cada área.
Enfoque y procesos
Eliges el enfoque (ISO 9001 / 14001 / 45001 / 27001 / HSEQ) que parametriza la suite y dibujas el mapa de procesos.
Productos y catálogo
Cargas productos o servicios por líneas con sus requisitos legales, características de calidad y salidas no conformes.
Usuarios y plan
Invitas usuarios con su rol y capabilities, revisas cupos del plan y la company pasa de Incorporación a Activa.
¿Cuándo se usa el módulo Organización?
Incorporación inicial al contratar HoldingSoft+: la company arranca en estado de incorporación y pasa a Activa al completar datos generales, al menos 1 sede, 1 área y plan asignado
Alta de nueva sede o proyecto temporal (obra, evento) con geolocalización para el mapa del tablero
Reestructuración organizacional: mover un cargo de área cascadea a los colaboradores; inactivar un área o cargo nunca borra el histórico
Definir el mapa de procesos ISO 9001 (estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación) antes de arrancar auditorías internas
Invitar usuarios y afinar sus permisos por módulo, o desactivar un acceso sin perder trazabilidad (revoca tokens al siguiente refresh)
Revisar el consumo del plan y decidir upgrade cuando un cupo llega al 80%
Así se ve Organización en HoldingSoft+
holdingsoft.org/app/organization
Holding Consultants S.A.S
HSEQ
Sedes
4
Áreas
18
Cargos
42
Colab.
178
HQ Bogotá
Operaciones · 8 áreas
Calidad · 3 áreas
Recursos Humanos · 2 áreas
Multi-tenant · 9 tabs operativos · Base de los 8 módulos
Cumple:
Dónde encontrarla en la plataforma
Con acceso a HoldingSoft+, esta aplicación vive en el menú lateral del módulo Organización.
/organization
Organización
El primer módulo que se configura y la base estructural sobre la que se apoyan los otros 7. Define identidad legal, estrategia, sedes, productos, procesos, áreas, cargos, usuarios y plan contratado en una sola interfaz multi-tenant con permisos granulares.
Ver el módulo completo →Recursos relacionados:
Decreto 1072 de 2015: guía completa del SG-SST →ISO 9001:2015 cláusulas explicadas →Preguntas frecuentes sobre Organización
Sí. Durante la incorporación se importan sedes, áreas, cargos y colaboradores desde Excel con una plantilla estándar. Holding Consultants asiste el proceso sin costo adicional en planes Professional y superiores.
Sí. El modo multi-empresa es nativo. El email es único en todo el sistema: si invitas a alguien que ya existe en otra company, no se crea cuenta nueva, se agrega una membresía y esa persona ve ambas empresas en su selector. Cada company tiene contexto y permisos aislados, ideal para holdings y consultores.
Nueve pestañas operativas: Tablero (con 6 visualizaciones), Datos Generales, Sedes/Proyectos, Productos/Servicios, Enfoque y Procesos, Áreas y Grupos, Cargos, Usuarios (control de acceso con 5 roles y permisos granulares) y Plan (suscripción y cupos). A eso se suma el listado "Mis Organizaciones" para moverte entre empresas.
El cupo de sedes depende del plan contratado: Basic 3, Professional 10, Business 25 y Enterprise ilimitadas. Al llegar al 80 % de cualquier cupo (usuarios, sedes, almacenamiento, correos, SMS, WhatsApp o tokens de IA) el sistema avisa al administrador; al 100 % bloquea la creación de nuevos registros pero permite seguir usando lo existente.
Hay 5 roles: súper administrador, administrador, gestor, colaborador y visor. Cada rol trae permisos por defecto por módulo, pero el administrador puede afinar capabilities granulares (ver, editar, gestionar, aprobar) por usuario y por módulo. Rige el anti-escalada: nadie asigna un rol superior al suyo, ni edita sus propios permisos. Desactivar un usuario revoca sus sesiones al siguiente refresh.
Se edita el nombre sin romper los datos históricos. Reportes anteriores mantienen referencia a la versión vigente en ese momento. La trazabilidad de cambios queda registrada para auditorías Mintrabajo, ARL o entes certificadores ISO.
El módulo Organización es la base sobre la que se construye todo el SGI. Aunque no corresponde a una cláusula numérica del Anexo SL específicamente, alimenta cláusulas críticas: 4.3 (alcance del sistema) vía Sedes y Productos, 4.4 (procesos) vía mapa de procesos, 5.3 (roles, responsabilidades, autoridades) vía Áreas y Cargos. Sin Organización configurada los demás módulos no pueden asignar responsables ni emitir reportes con trazabilidad.
Porque los otros 7 módulos (Contexto, Liderazgo, Planificación, Apoyo, Operación, Evaluación de Desempeño, Mejora) consumen sus datos: los cargos se usan en matrices de peligros, las sedes aparecen en planes de emergencia, los procesos alimentan auditorías internas y revisión por la dirección. Sin organización modelada los demás módulos quedan vacíos o con datos inconsistentes.
Términos relacionados
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