Software de Gestión Documental ISO: control de documentos con versiones, aprobaciones y vigencias
Documentos del SGI con control de versiones, aprobaciones, vigencias y distribución. Una sola fuente de verdad, no carpetas dispersas.
La información documentada (ISO 9001 cláusula 7.5) es el corazón administrativo del SGI. Esta aplicación controla el ciclo de vida de manuales, procedimientos, instructivos, formatos, registros y políticas, con código, versión, estado, responsable, revisión periódica y trazabilidad. Además indexa los documentos vigentes a SOFÍA IA (RAG) para que el asistente responda con base trazable.
holdingsoft.org/app/support/document-management
Documentos del SGI · 142
96% vigentes
Procedim.
42
Instruct.
38
Formatos
48
Manuales
14
PR-SST-001
Proc. de trabajo en alturas
v3.2
Vigente
MA-CAL-002
Manual de calidad
v5.1
Vigente
IN-AMB-014
Instructivo de manejo de RESPEL
v2.0
En aprobación
FT-RH-007
Formato de eval. del desempeño
v1.4
Vigente
Indexados en SOFÍA IA (RAG) · ISO 7.5
5
estados: elaborado, revisado, aprobado, obsoleto y rechazado
3
roles del flujo de aprobación: elaborador, revisor y aprobador
9
periodicidades de revisión, de diaria a anual
El módulo de Gestión Documental de HoldingSoft+ controla el ciclo de vida de toda la información documentada del sistema de gestión que exige la cláusula 7.5 de ISO 9001: manuales, procedimientos, instructivos, formatos, registros y políticas. Cada documento tiene código, título, tipo, versión, fecha, estado, archivo y observaciones. El código es texto libre porque la convención de numeración (PR, FT, MN) la define cada empresa; la versión es un entero que se incrementa por revisión.
El documento pasa por cinco estados (elaborado, revisado, aprobado, obsoleto y rechazado) que se gestionan de forma explícita. De manera opcional se activa un flujo de aprobación de tres roles (elaborador, revisor y aprobador), que pueden ser internos o externos y dejan registro de fecha y motivo de rechazo. Los responsables del documento se definen por cargo interno (el sistema resuelve dinámicamente quién ocupa ese cargo según el organigrama, con refresco automático) o como contacto externo.
Cada cambio de versión crea un snapshot histórico con su propio archivo independiente y una copia de los nombres de elaborador, revisor y aprobador de ese momento, de modo que la versión anterior queda disponible para auditoría sin pisar la vigente. La revisión periódica es configurable con nueve periodicidades (de diaria a anual) y genera alertas cuando un documento se acerca a su fecha de revisión, evitando que un procedimiento quede desactualizado sin que nadie lo note.
Un valor diferencial es que los documentos vigentes se indexan en SOFÍA, el asistente de inteligencia artificial, mediante RAG: cuando un colaborador pregunta, SOFÍA responde citando el documento y la sección específica, con base trazable. Esto convierte el repositorio documental en una fuente de conocimiento consultable y no en un archivo muerto.
Qué hace Gestión Documental
Documento con código, versión (entero), fecha, estado, archivo y observaciones
Cinco estados: elaborado, revisado, aprobado, obsoleto y rechazado
Historial de versiones: cada versión guarda su propio archivo y snapshot (elaborador, revisor, aprobador)
Flujo de aprobación opcional de 3 roles (elaborador, revisor, aprobador), internos o externos, con motivo de rechazo
Responsables por cargo interno (resueltos dinámicamente por el organigrama) o externos
Revisión periódica configurable (diaria a anual) con alertas de vencimiento
Origen interno o externo, tipo de documento y clasificación de seguridad como catálogos del tenant
Indexación de documentos vigentes en SOFÍA IA (RAG) para respuestas con fuente
Del dato a la evidencia, paso a paso
Registra el documento
Captura código, título, tipo, versión, fecha, responsables y sube el archivo. El código y la convención los define tu empresa.
Recorre el flujo (opcional)
Si activas el flujo de aprobación, pasa por elaborador, revisor y aprobador (internos o externos), con motivo de rechazo si aplica.
Versiona
Al cambiar de versión se guarda un snapshot histórico con su propio archivo; las versiones anteriores quedan disponibles para auditoría.
Vigila la revisión
Configura la periodicidad de revisión y el sistema alerta cuando un documento se acerca a su fecha de revisar.
Cuándo usar esta aplicación
Manual de calidad, procedimientos, instructivos
Formatos controlados (registros del SGI)
Políticas y objetivos del SGI
Documentos de origen externo (normas, fichas de proveedor) bajo control
Así se ve Gestión Documental en HoldingSoft+
holdingsoft.org/app/support/document-management
Documentos del SGI · 142
96% vigentes
Procedim.
42
Instruct.
38
Formatos
48
Manuales
14
PR-SST-001
Proc. de trabajo en alturas
v3.2
Vigente
MA-CAL-002
Manual de calidad
v5.1
Vigente
IN-AMB-014
Instructivo de manejo de RESPEL
v2.0
En aprobación
FT-RH-007
Formato de eval. del desempeño
v1.4
Vigente
Indexados en SOFÍA IA (RAG) · ISO 7.5
Cumple:
Dónde encontrarla en la plataforma
Con acceso a HoldingSoft+, esta aplicación está en el menú lateral del módulo Apoyo.
/support/document-management
Apoyo
El módulo más grande de la suite (8 herramientas) porque cubre toda la dimensión "operativa-administrativa" del SGI: personas (Talento Humano + Perfiles), competencia (Formación), comunicación, recursos (Presupuesto + Bienes), información documentada y roles del sistema. RR.HH., calidad, contralor financiero y SST se unifican en un solo lugar.
Ver el módulo completo →Otras aplicaciones de Apoyo
Preguntas frecuentes sobre Gestión Documental
Para documentos del SGI, sí. Para archivos personales o de proyecto puede convivir con Drive/SharePoint. La diferencia es el control: versión, estado, flujo de aprobación, revisión periódica y responsables por cargo, todo trazable para auditoría.
Cada vez que cambias la versión de un documento, el sistema guarda un snapshot histórico con su propio archivo y los nombres de quienes lo elaboraron, revisaron y aprobaron. La versión anterior queda disponible para auditoría; la vigente es la que ven los operadores. El paso a estado "obsoleto" es una acción explícita.
Sí. Los documentos vigentes se indexan en el asistente SOFÍA mediante RAG. Cuando alguien pregunta, SOFÍA responde citando el documento y la sección específica, con base trazable, en lugar de dar una respuesta genérica.
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