Términos de Servicio

En cumplimiento del § 5 de la Ley Alemana de Servicios Digitales (Digitale-Dienste-Gesetz — DDG), del Art. 22 del Reglamento (UE) 2022/2065 (Digital Services Act), del Art. 10 de la LSSICE española, y de los requisitos equivalentes en otras jurisdicciones, se proporciona la siguiente información de identificación:

• Razón social: Holding Consultants
• NIT: 900.143.612-6
• Domicilio legal: Carrera 47 # 127D-03, Bogotá D.C., Colombia
• Representante legal: Gerente de Operaciones — Holding Consultants
• Registro Mercantil: inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá.
• Teléfonos: +57 (1) 675 4738 · +57 300 323 9682 (móvil/WhatsApp)
• Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. – 5:30 p.m.; sábados 8:00 a.m. – 1:00 p.m. (hora Colombia)
• Email general: [email protected]
• Representante en la Unión Europea (Art. 27 RGPD): pendiente de designación; se publicará aquí antes del inicio comercial en UE/EEE.
• Punto de contacto único (Art. 11 DSA): [email protected]
• Web corporativa: holdingconsultants.org
• Producto SaaS: holdingsoft.org

Estos Términos de Servicio (“Términos”) constituyen un acuerdo legal vinculante entre usted (ya sea una persona natural o jurídica, en adelante “Cliente” o “Usuario”) y Holding Consultants, sociedad debidamente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, con domicilio en Bogotá D.C. (en adelante “Holding Consultants” o “nosotros”), operadora de la plataforma HoldingSoft+.

Al registrarse, acceder o utilizar los Servicios, el Usuario manifiesta haber leído, comprendido y aceptado íntegramente estos Términos, así como la Política de Privacidad correspondiente. Si no está de acuerdo, debe abstenerse de utilizar los Servicios.

HoldingSoft+ es una plataforma SaaS (Software as a Service) para la gestión integral de sistemas de gestión bajo normas ISO (9001, 14001, 45001) y del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). La plataforma incluye módulos para:

• Gestión documental (procedimientos, instructivos, formatos, registros).
• Indicadores de desempeño (KPIs) con dashboards configurables.
• Auditorías internas, hallazgos, planes de acción y seguimiento.
• Gestión de riesgos, contexto estratégico (PESTEL, DOFA), partes interesadas.
• Gestión comercial (CRM) con pipeline de oportunidades.
• Integraciones con plataformas digitales (Meta, Google, TikTok, YouTube, Bing, LinkedIn) para análisis de presencia digital.
• Asistente de inteligencia artificial SOFÍA con técnica RAG.

Los Servicios son prestados mediante infraestructura en la nube (Microsoft Azure) con disponibilidad objetivo del 99.5 % mensual, medida sobre tiempo calendario excluyendo ventanas de mantenimiento programadas.

Para utilizar HoldingSoft+, el Cliente debe crear una cuenta proporcionando información verídica, completa y actualizada. El Cliente es responsable de:

• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
• Todas las actividades realizadas desde su cuenta.
• Notificar inmediatamente a Holding Consultants cualquier uso no autorizado.
• Garantizar que los usuarios bajo su cuenta cumplan estos Términos.

Holding Consultants podrá suspender o cancelar cuentas que incumplan estos Términos, contengan información falsa, o realicen actividades fraudulentas o ilícitas.

HoldingSoft+ ofrece planes Basic, Plus, Professional, Business y Enterprise, cuyos precios vigentes y características se publican en /precios. Los precios son en USD por cuenta.

• Facturación: mensual o anual (con descuento del 10 % en modalidad anual).
• Impuestos: los precios no incluyen impuestos locales (IVA Colombia 19 % u otros aplicables según jurisdicción).
• Mora: el incumplimiento de pago por más de 15 días calendario facultará a Holding Consultants a suspender el acceso. Si la mora supera 60 días, la cuenta podrá ser cancelada con pérdida de datos.
• Reembolsos: no se realizan reembolsos prorrateados por cancelación anticipada en el período vigente. La modalidad anual no es reembolsable una vez iniciado el período.

El Usuario se abstendrá de:

• Utilizar los Servicios para actividades ilícitas, fraudulentas o que infrinjan derechos de terceros.
• Cargar contenido malicioso, virus, malware o código dañino.
• Intentar acceder no autorizadamente a cuentas, sistemas o datos de otros usuarios.
• Realizar ingeniería inversa, descompilación o intento de extracción del código fuente de la Plataforma.
• Utilizar los Servicios para enviar comunicaciones no solicitadas (spam).
• Sobrecargar deliberadamente la infraestructura mediante solicitudes automatizadas no autorizadas.

Holding Consultants se reserva el derecho de suspender inmediatamente el acceso ante violaciones a esta cláusula, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

El Usuario conserva la titularidad de todos los datos, documentos, archivos y contenido que cargue a la Plataforma (“Contenido del Usuario”). Otorga a Holding Consultants una licencia no exclusiva, intransferible y limitada exclusivamente a los fines de operar, respaldar, procesar y proveer los Servicios.

El Usuario declara y garantiza que cuenta con los derechos necesarios sobre el Contenido que carga, y que éste no infringe derechos de propiedad intelectual, privacidad ni confidencialidad de terceros.

Holding Consultants no monitorea activamente el Contenido del Usuario, pero podrá retirarlo ante notificaciones fundadas de infracción conforme a las leyes aplicables.

Los datos del Cliente pertenecen al Cliente. Holding Consultants no reclama derechos de propiedad sobre los datos, documentos, registros, indicadores, evidencias ni cualquier otro contenido que el Cliente cargue o genere dentro de la Plataforma. HoldingSoft+ actúa como Encargado del Tratamiento; el Cliente es Responsable del Tratamiento conforme a la Ley 1581 de 2012 de Colombia y normas concordantes en otras jurisdicciones.

El Cliente podrá exportar sus datos en formatos estándar abiertos (JSON, CSV, PDF) en cualquier momento desde la Plataforma. Garantizamos portabilidad machine-readable para evitar dependencia tecnológica (lock-in).

HoldingSoft+ permite al Cliente conectar su cuenta con plataformas de terceros para análisis de presencia digital, incluyendo pero no limitado a:

• Meta (Facebook, Instagram): consulta de métricas de páginas, publicaciones, medios y audiencia.
• TikTok: consulta de métricas de audiencia de la cuenta (seguidores, interacciones y crecimiento).
• Google Analytics 4: consulta de métricas web y de aplicación.
• YouTube Data API + Analytics: estadísticas de canal y videos.
• Microsoft Bing Webmaster: consultas de búsqueda orgánica.
• LinkedIn Marketing API: métricas de páginas de empresa y publicaciones.

Estas integraciones requieren que el Cliente autorice el acceso a través del flujo OAuth 2.0 oficial de cada plataforma. El Cliente conserva la titularidad y control total de los datos en las plataformas de origen y puede revocar el acceso en cualquier momento desde la configuración de cada plataforma o desde HoldingSoft+.

HoldingSoft+ solo consulta datos para mostrarlos al Cliente en los dashboards de análisis. No compartimos, vendemos ni usamos con fines publicitarios los datos obtenidos mediante estas integraciones. El uso de datos de cada plataforma está sujeto además a los términos de la plataforma respectiva (por ejemplo, los Platform Terms de Meta, TikTok Developer Terms, Google API Services User Data Policy).

La Plataforma incluye SOFÍA, un asistente conversacional basado en técnica RAG (Retrieval-Augmented Generation) que permite consultas en lenguaje natural sobre la documentación ISO/SG-SST del Cliente. SOFÍA opera exclusivamente sobre los documentos que el Cliente autorice explícitamente incluir en su base de conocimiento.

Compromisos técnicos y legales:

• No-entrenamiento con datos del Cliente: los documentos, consultas y respuestas del Cliente no se utilizan para entrenar modelos de inteligencia artificial propios ni de terceros (Azure OpenAI, Google Gemini).
• Procesamiento por demanda: los datos se envían al modelo solo en el momento de la consulta del Cliente, no se almacenan persistentemente en el modelo.
• Retención de embeddings: los vectores de búsqueda (embeddings) derivados de la documentación del Cliente residen cifrados en la infraestructura del Cliente y se eliminan al desactivar o eliminar el documento origen.
• Opt-out: el Cliente puede desactivar SOFÍA para toda su cuenta o para documentos específicos en cualquier momento desde la configuración de la Plataforma.
• Verificación humana requerida: las respuestas de SOFÍA son orientativas. El Cliente reconoce que las decisiones de cumplimiento normativo, legales o contractuales requieren validación humana experta.
• Transparencia: toda interacción con SOFÍA queda registrada en la auditoría del Cliente, con trazabilidad de fuentes consultadas.

Holding Consultants compromete los siguientes niveles mínimos de servicio, medidos sobre tiempo calendario mensual excluyendo ventanas programadas de mantenimiento (notificadas con 72 horas de anticipación):

• Disponibilidad: 99.5 % mensual (máximo 3h 39min de indisponibilidad no programada).
• Tiempo de respuesta a incidentes críticos: 4 horas hábiles.
• Tiempo de resolución de incidentes mayores: 24 horas hábiles.
• Respaldo automatizado: diario con retención de 30 días.
• RTO (Recovery Time Objective): 8 horas.
• RPO (Recovery Point Objective): 24 horas.

El incumplimiento del SLA podrá generar créditos de servicio conforme se acuerde individualmente para planes Business y Enterprise. Consulte su contrato marco para términos específicos.

Holding Consultants mantiene un Plan de Continuidad del Negocio y Recuperación ante Desastres (BCP/DRP) que incluye:

• Infraestructura redundante multi-zona en Microsoft Azure (región Brasil Sur como primaria).
• Copias de seguridad cifradas automatizadas diarias con retención de 30 días.
• Pruebas periódicas de restauración y simulacros de contingencia.
• Protocolo de notificación al Cliente ante incidentes de seguridad o disponibilidad.
• Plan de sucesión operacional en caso de indisponibilidad del proveedor primario de cómputo.

Holding Consultants declara su compromiso con la legalidad y transparencia. En particular:

• Anti-corrupción: rechazamos toda forma de soborno, pago irregular, extorsión o trato indebido, conforme a la Ley 1778 de 2016 de Colombia, la FCPA de EE.UU. y la UK Bribery Act.
• SAGRILAFT / LA/FT: aplicamos medidas razonables de debida diligencia sobre Clientes, proveedores y aliados para prevenir lavado de activos y financiación del terrorismo, conforme a las circulares vigentes de la Superintendencia de Sociedades de Colombia.
• Listas restrictivas: realizamos consultas a listas OFAC, ONU, INTERPOL y Clinton antes de contratar relaciones comerciales significativas.
• Canal ético: el Cliente o cualquier persona puede reportar conductas sospechosas a [email protected].

El Cliente se compromete a no utilizar la Plataforma para facilitar actos de corrupción, lavado de activos o financiación del terrorismo. El incumplimiento será causal de terminación inmediata.

El Cliente mantendrá indemne a Holding Consultants frente a reclamos, demandas, daños y costos (incluidos honorarios razonables de abogados) derivados de:

• Uso de la Plataforma en contravención de estos Términos o la ley aplicable.
• Contenido del Cliente que infrinja derechos de terceros (propiedad intelectual, privacidad, confidencialidad).
• Ausencia de autorización para tratar datos de terceros cargados a la Plataforma (empleados, contratistas, clientes finales).
• Uso no autorizado de credenciales de acceso por parte de usuarios bajo la cuenta del Cliente.

La Plataforma HoldingSoft+, incluyendo su software, código fuente, diseño, marcas, logotipos, contenido editorial, documentación técnica y SOFÍA IA, son propiedad exclusiva de Holding Consultants y están protegidos por las leyes de propiedad intelectual de Colombia y tratados internacionales.

Estos Términos no transfieren derechos de propiedad al Cliente. El Cliente recibe una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable durante la vigencia de su suscripción activa.

Cada parte se compromete a mantener en estricta confidencialidad la información comercial, técnica, operativa o estratégica a la que acceda en virtud de la relación contractual. Esta obligación subsistirá por un período de 3 años posteriores a la terminación del contrato.

Se excluyen de esta obligación la información que (i) sea de dominio público, (ii) sea desarrollada independientemente, (iii) deba ser divulgada por requerimiento legal o judicial, previa notificación a la otra parte cuando sea legalmente posible.

EN LA MÁXIMA MEDIDA PERMITIDA POR LA LEY APLICABLE, los Servicios se prestan “TAL CUAL” (AS-IS) y “SEGÚN DISPONIBILIDAD” (AS-AVAILABLE). Holding Consultants renuncia expresamente a cualquier garantía implícita de comerciabilidad, idoneidad para un propósito particular, título y no infracción.

La responsabilidad agregada de Holding Consultants frente al Cliente, por toda causa acumulada, se limitará al monto efectivamente pagado por el Cliente en los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho generador.

EN NINGÚN CASO Holding Consultants será responsable por daños indirectos, incidentales, consecuenciales, especiales, ejemplares ni punitivos, incluyendo sin limitación lucro cesante, pérdida de oportunidad, pérdida de datos imputable a terceros, interrupción de negocio o pérdida de reputación, aún cuando se le hubiese advertido de la posibilidad de tales daños.

Carve-outs imperativos por jurisdicción — las limitaciones anteriores NO aplican a:

• Colombia: (i) dolo o culpa grave comprobados judicialmente; (ii) responsabilidad por tratamiento de datos personales, que es indelegable conforme al Art. 17 de la Ley 1581 de 2012; (iii) obligaciones imperativas de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) que no admiten limitación; (iv) sanciones administrativas al Cliente por autoridad colombiana cuando sean consecuencia directa y exclusiva de incumplimiento comprobado de Holding Consultants.
• Alemania / UE: (i) dolo y culpa grave (§ 309 Nr. 7 lit. b BGB); (ii) daños a vida, cuerpo o salud (§ 309 Nr. 7 lit. a BGB); (iii) responsabilidad bajo Produkthaftungsgesetz (Ley Alemana de Responsabilidad por Productos); (iv) incumplimiento de obligaciones contractuales esenciales (Kardinalpflichten), en cuyo caso la responsabilidad por culpa leve se limita al daño típico y previsible; (v) reclamaciones bajo Art. 82 RGPD por tratamiento ilícito de datos personales; (vi) daños causados a consumidores en la UE en la medida en que la legislación imperativa lo prohíba.
• Estados Unidos: (i) gross negligence y willful misconduct; (ii) incumplimiento de obligaciones de confidencialidad; (iii) obligaciones expresas de indemnidad; (iv) daños que por ley no pueden limitarse.

Esta cláusula sobrevive la terminación del contrato.

Cualquiera de las partes podrá terminar la relación contractual:

• Por mutuo acuerdo, en cualquier momento.
• Por incumplimiento de la otra parte, con aviso escrito de 15 días calendario si no se subsana.
• Por conveniencia del Cliente, notificando al cierre del período de suscripción vigente.

Ante la terminación, el Cliente podrá solicitar exportación de sus datos durante los 30 días posteriores a la terminación. Transcurrido dicho plazo, Holding Consultants procederá al borrado definitivo de los datos, salvo obligaciones legales de retención.

Clientes con domicilio en Colombia o Latinoamérica (B2B): estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Para controversias cuya cuantía supere los 500 SMMLV, las partes las someterán a arbitraje institucional ante el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, con un árbitro, en idioma español, sede Bogotá D.C., conforme al reglamento vigente. El laudo será en derecho y único y obligatorio.

Cuantía inferior o consumidor persona natural: para controversias de cuantía inferior a 500 SMMLV, o cuando el Cliente sea persona natural consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011, serán competentes los jueces de la República de Colombia y, a elección del consumidor, la Superintendencia de Industria y Comercio en sus facultades jurisdiccionales.

Clientes con domicilio en la Unión Europea, Suiza o Reino Unido (B2B): ley alemana aplicable, con exclusión de la Convención de Viena sobre Compraventa Internacional (CISG). Jurisdicción exclusiva: tribunales competentes de Frankfurt am Main, Alemania, sin perjuicio de foros imperativos aplicables a consumidores.

Consumidores (B2C): nada en esta cláusula priva al consumidor de la protección de las disposiciones imperativas de la ley del país de su residencia habitual, conforme al Art. 6 del Reglamento (CE) 593/2008 (Roma I). El consumidor puede demandar en los tribunales de su domicilio conforme al Art. 18 del Reglamento (UE) 1215/2012 (Bruselas I bis).

Reclamaciones de protección de datos: el derecho del titular a presentar queja ante la autoridad de control de su residencia conforme al Art. 77 RGPD (AEPD España, BfDI Alemania, ICO Reino Unido, SIC Colombia, INAI México, ANPDP Perú, Superintendencia de Protección de Datos Ecuador) queda expresamente preservado y no puede ser renunciado.

Previa demanda arbitral o judicial, las partes intentarán de buena fe una conciliación directa por un plazo de treinta (30) días calendario.

Cuando Holding Consultants procese datos personales por cuenta del Cliente, actuará como Encargado del Tratamiento (Auftragsverarbeiter) conforme al Art. 28 RGPD. Para Clientes en la UE/EEE se suscribirá un Acuerdo de Encargo (DPA) separado que contempla:

• Objeto, duración, naturaleza y finalidad del tratamiento.
• Instrucciones documentadas del Responsable.
• Compromiso de confidencialidad del personal con acceso a datos.
• Medidas técnicas y organizativas Art. 32 RGPD (cifrado, segregación, auditoría inmutable).
• Condiciones de subcontratación y lista de subprocesadores (ver Política de Privacidad).
• Asistencia al Responsable en Arts. 32-36 RGPD y en respuesta a titulares.
• Devolución o supresión de datos al final de la relación.
• Auditorías e inspecciones razonables del Responsable.

El Cliente puede solicitar la firma del DPA en [email protected]. El modelo se basa en las Cláusulas Contractuales Tipo de la Decisión de Ejecución (UE) 2021/915 y las recomendaciones del BfDI / AEPD.

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento o demora en el cumplimiento de obligaciones derivadas de estos Términos cuando éste sea causado por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo sin limitación:

• Catástrofes naturales (terremotos, inundaciones, huracanes, pandemias).
• Actos de guerra, terrorismo, disturbios civiles o acciones gubernamentales.
• Sanciones económicas o embargos internacionales.
• Fallos o interrupciones graves de infraestructura crítica (energía, telecomunicaciones, internet).
• Fallos sustanciales de proveedores de infraestructura cloud (Microsoft Azure, Cloudflare, OpenAI, Google) ajenos al control razonable de Holding Consultants.
• Ciberataques a gran escala no imputables a negligencia del afectado.

La parte afectada notificará a la otra dentro de los diez (10) días calendario siguientes al inicio del evento. Las obligaciones afectadas quedarán suspendidas mientras dure el evento; si persiste por más de sesenta (60) días calendario, cualquiera de las partes podrá terminar el contrato sin responsabilidad adicional, sin perjuicio de obligaciones ya devengadas.

Holding Consultants respeta los derechos de propiedad intelectual y responde a notificaciones fundadas de infracción conforme a la Digital Millennium Copyright Act (DMCA) — 17 U.S.C. § 512 para usuarios en Estados Unidos, al Art. 17 de la Directiva UE 2019/790 para usuarios europeos, y a la Ley 23 de 1982 de Colombia para usuarios colombianos.

Notificación de infracción (DMCA takedown): el titular de derechos o su representante autorizado puede enviar notificación escrita a nuestro agente designado en [email protected] con asunto “DMCA Notice”, incluyendo:

• Identificación de la obra protegida supuestamente infringida.
• Identificación del material infractor y ubicación (URL o ruta en la Plataforma).
• Datos de contacto del notificante (nombre, dirección, teléfono, email).
• Declaración de buena fe de que el uso no está autorizado.
• Declaración bajo gravedad de juramento / pena de perjurio sobre la veracidad de la notificación y la autoridad para actuar en nombre del titular.
• Firma física o electrónica del notificante o representante.

Contra-notificación: el usuario cuyo contenido haya sido retirado puede enviar contra-notificación con elementos análogos. Si se recibe en 10-14 días hábiles, el contenido puede restaurarse salvo que el notificante inicie acción judicial.

Política de infractores reincidentes: Holding Consultants terminará, en circunstancias apropiadas, las cuentas de usuarios que sean infractores reincidentes.

Holding Consultants podrá modificar estos Términos en cualquier momento, notificando al Cliente con al menos 30 días calendario de anticipación mediante el correo electrónico registrado o un aviso dentro de la Plataforma. El uso continuado de los Servicios tras la fecha de vigencia de las modificaciones implica su aceptación.

Para consultas sobre estos Términos, el Cliente puede contactarnos en:

• Razón social: Holding Consultants
• NIT: 900.143.612-6
• Dirección: Carrera 47 # 127D-03, Bogotá D.C., Colombia
• Email: [email protected]
• Teléfonos: +57 (1) 675 4738 · +57 300 323 9682 (móvil/WhatsApp)
• Horario: lunes a viernes 8:00 a.m. – 5:30 p.m.; sábados 8:00 a.m. – 1:00 p.m.
• Web: holdingsoft.org