Software para la matriz de comunicaciones ISO 9001: internas, externas y partes interesadas del SGC
Matriz estructurada de comunicaciones del sistema: política, objetivos, cambios, resultados. Con destinatarios, canal, frecuencia y responsable.
ISO 9001 cláusula 7.4, 14001 7.4 y 45001 7.4 exigen determinar y gestionar las comunicaciones del SGI. Esta aplicación estructura esa matriz con evidencia de ejecución.
holdingsoft.org/app/support/communication
Política SST 2026 v2
Obligatorio
Audiencia: todos los colaboradores · 178 destinatarios
Despacho multicanal
Correo
156/178
88%
138/142
97%
Plataforma
89/178
50%
Confirmación de lectura · Trazabilidad ISO 7.4
5
canales por mensaje: correo, WhatsApp, SMS, plataforma e intranet
3
tipos de comunicación: interna, externa y mixta
5W
la matriz responde qué, quién, cuándo, cómo y responsable
El módulo de Comunicación de HoldingSoft+ centraliza la comunicación interna y externa del sistema de gestión que exige la cláusula 7.4 (común a ISO 9001, 14001 y 45001). La cláusula obliga a determinar qué comunicar, a quién, cuándo, por qué medio y quién lo hace; el módulo estructura precisamente esa matriz sobre canales, mensajes y audiencias segmentadas por área, cargo o sede.
Un mismo mensaje puede ir por varios medios de forma simultánea (correo, WhatsApp, SMS, plataforma interna e intranet). Los comunicados marcados como de lectura obligatoria disparan recordatorios hasta que el colaborador confirma el acuse, y la tasa de lectura queda registrada como evidencia auditable; una lectura baja en mensajes obligatorios puede convertirse en un hallazgo. Las plantillas reutilizables por tipo de comunicación (bienvenida, capacitación, emergencia) agilizan la operación diaria.
La comunicación externa cubre la interacción con clientes, proveedores, comunidad y reguladores (por ejemplo reportes a la ARL o al Ministerio de Trabajo), registrando responsable y fechas. Nota: este módulo está especificado y su interfaz completa está en el plan de desarrollo; el diseño funcional aquí descrito es el que guía su construcción.
Qué hace Comunicación
Matriz de comunicación (qué, quién, cuándo, cómo, responsable)
Categorías: interna (trabajadores) y externa (clientes, reguladores, comunidad)
Canales por mensaje: correo, WhatsApp, SMS, plataforma interna e intranet
Audiencia segmentada por área, cargo, sede o individuos
Mensajes de lectura obligatoria con acuse de confirmación y recordatorios
Plantillas reutilizables por tipo (bienvenida, cumpleaños, capacitación, emergencia)
Evidencia de comunicación ejecutada y tasa de lectura
Del dato a la evidencia, paso a paso
Define el canal
Crea canales por tipo (interno, externo, mixto) y medio (correo, WhatsApp, SMS, plataforma, intranet) con su audiencia por defecto.
Redacta el mensaje
Compón el comunicado con audiencia segmentada por área, cargo o sede, y márcalo como lectura obligatoria si aplica.
Confirma la lectura
Los mensajes obligatorios piden acuse; los recordatorios se repiten hasta que el colaborador confirma.
Evidencia el cumplimiento
La tasa de lectura queda como evidencia de la cláusula 7.4 y una lectura baja en mensajes obligatorios se puede escalar a un hallazgo.
Cuándo usar esta aplicación
Plan de comunicación anual del SGI
Comunicado urgente o de crisis con acuse de recibo
Campaña de cultura de seguridad
Comunicación externa a reguladores (ARL, Mintrabajo) con responsable y fecha
Así se ve Comunicación en HoldingSoft+
holdingsoft.org/app/support/communication
Política SST 2026 v2
Obligatorio
Audiencia: todos los colaboradores · 178 destinatarios
Despacho multicanal
Correo
156/178
88%
138/142
97%
Plataforma
89/178
50%
Confirmación de lectura · Trazabilidad ISO 7.4
Cumple:
Dónde encontrarla en la plataforma
Con acceso a HoldingSoft+, esta aplicación está en el menú lateral del módulo Apoyo.
/support/communication
Apoyo
El módulo más grande de la suite (8 herramientas) porque cubre toda la dimensión "operativa-administrativa" del SGI: personas (Talento Humano + Perfiles), competencia (Formación), comunicación, recursos (Presupuesto + Bienes), información documentada y roles del sistema. RR.HH., calidad, contralor financiero y SST se unifican en un solo lugar.
Ver el módulo completo →Otras aplicaciones de Apoyo
Preguntas frecuentes sobre Comunicación
Sí. El diseño contempla que un mensaje se envíe simultáneamente por correo, WhatsApp, SMS, plataforma interna e intranet, con la audiencia segmentada por área, cargo, sede o personas específicas.
Los mensajes de lectura obligatoria piden acuse de confirmación y disparan recordatorios hasta que el colaborador confirma. La tasa de lectura queda registrada como evidencia de la cláusula 7.4 y una lectura baja se puede escalar a un hallazgo.
Sí. Cubre la comunicación externa con clientes, proveedores, comunidad y reguladores (ARL, Mintrabajo), con responsable y fechas exigidas.
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