Exámenes Médicos Ocupacionales: guía Resolución 2346 + Decreto 1072
La Resolución 2346 de 2007 reglamenta las evaluaciones médicas ocupacionales obligatorias en Colombia. Esta guía explica los tipos de examen, cuándo se aplican, el profesiograma por puesto y la custodia legal de la historia clínica ocupacional.
Marco normativo de exámenes médicos ocupacionales
En Colombia los exámenes médicos ocupacionales están regulados principalmente por la Resolución 2346 de 2007 del Ministerio de la Protección Social, complementada por el Decreto 1072 de 2015 (Art. 2.2.4.6.24) y la Resolución 0312 de 2019 (Estándares 2.5.1 y 3.1.1). Forman parte obligatoria del SG-SST y del módulo de Medicina Preventiva y del Trabajo.
Toda empresa con uno o más trabajadores está obligada a realizar exámenes médicos ocupacionales independiente del tipo de contrato (planta, OPS, temporal, contratista). El incumplimiento se tipifica como falta grave que puede generar sanciones de 21 a 500 SMMLV según gravedad y reincidencia.
Tipos de exámenes médicos obligatorios
La Resolución 2346 define los siguientes tipos de evaluación médica ocupacional:
Pre-ocupacional o de pre-ingreso: previo al inicio del contrato laboral. Determina aptitud para el cargo. Obligatorio ANTES de la vinculación.
Ocupacional periódico: durante la vinculación laboral. Frecuencia según matriz de riesgos del cargo (mínimo cada 2 años; anual para Riesgos IV y V o exposiciones específicas).
Post-ocupacional o de egreso: a la terminación del contrato laboral. Documenta el estado de salud al egreso para fines de responsabilidad civil futura.
Por cambio de ocupación: cuando un trabajador es asignado a cargo con perfil de riesgo diferente al original.
Post-incapacidad: tras incapacidad prolongada (mayor a 30 días consecutivos) o tras enfermedad / accidente grave, para determinar reintegro.
Profesiograma: qué examen para qué cargo
El profesiograma médico ocupacional es el documento que define qué exámenes médicos específicos requiere cada cargo según los factores de riesgo a los que estará expuesto. Sin profesiograma vigente, los exámenes médicos pierden valor preventivo y son hallazgo en auditoría.
Elaboración del profesiograma paso a paso:
Listar todos los cargos del organigrama formal.
Identificar para cada cargo los factores de riesgo (físicos, químicos, biológicos, ergonómicos, psicosociales, mecánicos) según la matriz IPER GTC 45.
Definir el conjunto de evaluaciones específicas: examen físico general + pruebas paraclínicas + valoraciones especializadas según riesgo.
Ejemplos típicos: Riesgo psicosocial alto → batería Res. 2646 + valoración psicológica; Trabajo en alturas → valoración audiométrica + espirometría + visión + perfil osteomuscular; Exposición a ruido → audiometría anual; Exposición química → espirometría + perfil hepático + renal específico.
Frecuencia recomendada por nivel de riesgo: Clase I (riesgo mínimo) cada 2 años; Clase II-III cada 12-24 meses; Clase IV-V anual.
Validación con médico especialista en Salud Ocupacional con licencia vigente Mintrabajo.
El profesiograma debe actualizarse cuando cambian las condiciones de trabajo (nueva sustancia química, nuevo equipo, cambio de organización del trabajo) o cuando se incorporan nuevos cargos.
Criterios de aptitud y conceptos médicos
Tras cada examen, el médico ocupacional emite un Concepto de Aptitud Médica para el cargo evaluado. Los conceptos posibles son:
Apto: el trabajador puede desempeñar el cargo sin restricciones.
Apto con recomendaciones / restricciones: puede desempeñar el cargo pero con condiciones específicas (no levantar más de X kg, no exposición a ruido sin protección auditiva, etc.).
Aplazado: requiere completar valoraciones adicionales antes de definir aptitud (no es definitivo).
No apto: NO puede desempeñar el cargo evaluado. Si es pre-ocupacional, no se vincula; si es periódico, se debe reubicar en cargo compatible.
No apto temporal: con tratamiento médico puede volver a ser apto. Se debe definir plazo y nueva evaluación.
El concepto de "No apto" NO es causal automática de terminación del contrato — la empresa debe intentar reubicar al trabajador en cargo compatible (Art. 2.2.4.6.24, Decreto 1072). Despedir sin gestión de reubicación expone a la empresa a demandas por discriminación y reintegro.
Custodia legal de la historia clínica ocupacional
La historia clínica ocupacional es un documento médico legal que NO pertenece a la empresa — pertenece al trabajador. La Resolución 2346 (Art. 16) establece reglas estrictas de custodia:
La custodia es responsabilidad del médico especialista en SST con licencia, NO de la empresa.
La empresa NO puede tener copia de la historia clínica de sus trabajadores — solo recibe los conceptos de aptitud y recomendaciones médicas.
El trabajador tiene derecho a acceso completo a su historia clínica ocupacional y a copia cuando la solicite.
La historia debe conservarse por mínimo 20 años desde el último egreso del trabajador.
Tras egreso, el trabajador puede solicitar el traslado de su historia clínica al nuevo médico ocupacional de la siguiente empresa.
Acceso de terceros (ARL, EPS, autoridades) solo con autorización expresa del trabajador o por orden judicial.
Tener historia clínica ocupacional en archivos de la empresa (carpeta de personal, correo del coordinador SST) es hallazgo grave de privacidad de datos sensibles (Habeas Data Ley 1581/2012) y sanción potencial de la SIC.
Errores comunes en gestión de exámenes médicos
Realizar examen pre-ocupacional DESPUÉS del ingreso (debe ser antes — Art. 2.2.4.6.24 D.1072).
Usar un solo formato genérico de examen para todos los cargos (debe ser específico por profesiograma).
No actualizar el profesiograma cuando cambian condiciones de trabajo.
Conservar copia de la historia clínica en archivos de RRHH (viola Habeas Data + Res. 2346).
Omitir el examen post-ocupacional al egreso (deja a la empresa expuesta a reclamaciones por enfermedad de origen laboral años después).
Realizar exámenes con médico sin licencia vigente Mintrabajo (los conceptos no son válidos legalmente).
No socializar las recomendaciones médicas al jefe inmediato (las restricciones quedan en papel sin aplicación real).
No actuar sobre conceptos "Apto con restricciones" (la empresa debe documentar la implementación de la restricción).
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El empleador paga el 100% de los exámenes médicos ocupacionales obligatorios (Art. 2.2.4.6.24 Decreto 1072). NO se puede descontar del trabajador, ni siquiera proporcionalmente. Incluye pre-ocupacionales, periódicos y post-ocupacionales.
No, salvo casos muy específicos. Cada empleador debe realizar su propio examen pre-ocupacional para evaluar aptitud al cargo específico (no al individuo de forma genérica). Un cambio de empleador implica nuevo profesiograma específico y nueva evaluación.
El trabajador tiene derecho a la confidencialidad de su historia, pero NO a negarse al examen ocupacional obligatorio (Art. 2.2.4.6.24 D.1072). La negativa reiterada y documentada puede ser causal de terminación con justa causa según jurisprudencia. Se debe documentar la solicitud, la negativa y agotar el debido proceso interno.
Sí. Toda persona que ingrese a las instalaciones a desempeñar labores debe tener exámenes médicos ocupacionales vigentes, incluyendo contratistas externos. La empresa contratante verifica el cumplimiento como parte de la pre-calificación SST del contratista.
Mínimo cada 2 años o cuando ocurra cualquier cambio significativo: nueva sustancia química, nuevo equipo, cambio en organización del trabajo, accidente o enfermedad laboral que revele riesgo no contemplado, cambio normativo. La fecha de última actualización debe estar visible en el documento.
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