Software de matriz legal para el SG-SST: identifica, controla y evidencia tus requisitos legales
Centralice la normativa legal aplicable a la organización con vigencias, responsables y evidencia de cumplimiento por cada requisito.
Cumplir normativa exige saber cuál aplica. Esta matriz mantiene la lista actualizada, notifica cambios y asigna responsables por cada requisito para que el cumplimiento sea verificable.
holdingsoft.org/app/leadership/legal-management
Matriz Legal · 84 requisitos
92% vigente
Norma
Cat.
Vence
D-1072
SST
May 30
R-2346
SST
Abr 28
L-1581
Datos
Jul 15
D-4741
Amb.
Vencido
SOFIA IA detectó 3 cambios normativos esta semana
27
tipos de norma según la pirámide de Kelsen colombiana
9
enfoques legales (SST, calidad, ambiental, datos, tributario…)
IA
Asesor Jurídico y carga masiva de Excel asistida
SUIN
detector semanal de cambios y derogatorias normativas
La matriz de requisitos legales es un entregable canónico de todo sistema de gestión: las normas ISO 9001, 14001 y 45001 la exigen en su cláusula 6.1.3, y en Colombia el Decreto 1072/2015 y la Resolución 0312/2019 la vuelven obligatoria para el SG-SST. El hallazgo de auditoría más frecuente es precisamente "no se evidencia matriz legal vigente con seguimiento". Esta aplicación lo resuelve estructurando cada obligación legal con su clasificación, su calificación de cumplimiento, sus responsables y sus evidencias.
El catálogo trae 27 tipos de norma organizados en 8 niveles según la pirámide de Kelsen colombiana, desde la Constitución Política hasta el Reglamento Interno de Trabajo, e incluye la Decisión Andina supranacional y la Guía Técnica para cubrir GATISO. Cada requisito se cruza con 9 enfoques (SST, calidad, ambiental, seguridad de la información, datos personales, tributario, comercial, organizacional e integral) y con el ente emisor correspondiente. Todo cambio queda registrado en un historial inmutable que nunca se borra, pensado para la auditoría ARL.
La inteligencia artificial acelera dos frentes. El Asesor Jurídico IA analiza cada norma y devuelve su aplicabilidad, criticidad, puntos clave y evidencias sugeridas, con un chat de seguimiento para resolver dudas; la respuesta se cachea y se invalida cuando cambian los campos críticos del requisito. Y la carga masiva con IA permite subir un Excel multi-hoja: un preprocesado determinístico cubre la gran mayoría de las filas, normaliza sinónimos como CST, GHS o GATISO, infiere el ente y consolida una norma en sus N artículos aplicables, dejando el LLM solo para los residuos.
La vigilancia es continua. Un detector semanal contrasta cada requisito con número y año contra SUIN, el Sistema Único de Información Normativa de la Función Pública, y crea una alerta si la norma fue derogada o cambió de entidad o de sector. Las alertas de revisión periódica recuerdan al responsable en varios hitos antes y después del vencimiento, y un digest diario consolida las asignaciones del día. Cuando un requisito queda en No Cumple o Parcial, un botón genera el hallazgo en Mejora Continua, y en cualquier momento puedes exportar el requisito a un PDF auditable con encabezado de empresa, responsables, evidencias e historial.
Qué hace el software de matriz legal
Matriz de requisitos legales clasificados por 9 enfoques (SST, calidad, ambiental, seguridad de la información, datos personales, tributario, comercial, organizacional e integral)
27 tipos de norma según la pirámide de Kelsen colombiana, desde la Constitución hasta el Reglamento Interno de Trabajo, más Decisión Andina y Guía Técnica (GATISO)
Cada requisito con identificación (tipo, número, año, ente emisor), requisito específico aplicable, calificación de cumplimiento (Cumple, Parcial, No Cumple, No Aplica) y archivo o URL de la norma
Asesor Jurídico IA por norma: análisis estructurado de aplicabilidad, criticidad, puntos clave y evidencias sugeridas, con caché persistente que se invalida al cambiar campos críticos
Chat conversacional de seguimiento sobre cada norma, apoyado en Azure OpenAI
Responsables mix interno/externo (uno principal), evidencias tipo link, archivo o texto, e historial inmutable de cada cambio para auditoría ARL
Carga masiva con IA: sube un Excel multi-hoja y el revisor consolida 1 norma en N artículos, normaliza sinónimos (CST, GHS, GATISO) e infiere el ente emisor
Detector SUIN semanal que compara vigencia y entidad contra el Sistema Único de Información Normativa y crea alertas si la norma cambió o fue derogada
Alertas de revisión periódica y exportación a PDF auditable con encabezado de empresa, responsables, evidencias e historial
Del dato a la evidencia, paso a paso
Precarga la matriz
Jala desde SUIN las normas SST, calidad y ambiental más frecuentes, o sube tu Excel y déjalo consolidar con IA en 1 norma por N artículos.
Clasifica cada requisito
Asigna enfoque, tipo, número, año y ente emisor, y define el requisito específico aplicable.
Consulta al Asesor Jurídico IA
Obtén análisis de aplicabilidad, criticidad y evidencias sugeridas, y resuelve dudas en el chat de seguimiento.
Califica y evidencia
Marca Cumple, Parcial, No Cumple o No Aplica; adjunta evidencias (link, archivo o texto) y asigna responsables.
Vigila y evidencia ante auditoría
El detector SUIN semanal avisa de cambios; las alertas de revisión recuerdan al responsable; exporta el PDF auditable.
Cuándo usar la matriz de requisitos legales
Cerrar el hallazgo de auditoría más recurrente: "no se evidencia matriz legal vigente con seguimiento"
Arranque rápido: precargar las normas SST, calidad y ambiental más frecuentes desde SUIN en la incorporación
Migrar una matriz legal en Excel a la plataforma con el asistente IA en tres pasos
Generar un hallazgo en Mejora Continua cuando un requisito queda en "No Cumple" o "Parcial"
Evidencia ante inspección de Mintrabajo, DIAN, INVIMA o ANLA con PDF y trazabilidad
Así se ve Gestión Legal en HoldingSoft+
holdingsoft.org/app/leadership/legal-management
Matriz Legal · 84 requisitos
92% vigente
Norma
Cat.
Vence
D-1072
SST
May 30
R-2346
SST
Abr 28
L-1581
Datos
Jul 15
D-4741
Amb.
Vencido
SOFIA IA detectó 3 cambios normativos esta semana
Cumple:
Dónde encontrarla en la plataforma
Con acceso a HoldingSoft+, esta aplicación vive en el menú lateral del módulo Liderazgo.
/leadership/legal-management
Liderazgo
ISO cláusula 5 exige que la alta dirección demuestre compromiso con evidencia auditable: actas con compromisos rastreables, matriz legal vigente, consulta a trabajadores documentada y monitoreo de ausentismo. Este módulo materializa los 4 entregables con trazabilidad cruzada.
Ver el módulo completo →Otras aplicaciones de Liderazgo
Preguntas frecuentes sobre Gestión Legal
Analiza cada norma de tu matriz y devuelve un informe estructurado con aplicabilidad, criticidad, puntos clave y evidencias sugeridas, apoyado en Azure OpenAI. Además incluye un chat de seguimiento para preguntarle dudas sobre esa norma en concreto. La respuesta se guarda en caché y se recalcula cuando cambias campos críticos del requisito (tipo, número, año, ente).
Sí. La carga masiva con IA es un asistente de tres pasos: subes el Excel (incluso multi-hoja), el revisor consolida cada norma en sus artículos, normaliza sinónimos como CST o GHS e infiere el ente emisor, y luego revisas y confirmas qué normas importar con casillas por fila.
Sí, para las normas colombianas con número y año. Un detector semanal compara cada requisito contra SUIN (el Sistema Único de Información Normativa) y, si la norma fue derogada o cambió de entidad o sector, crea una alerta y notifica al administrador. La actualización final del cumplimiento la hace el responsable, que confirma haber revisado.
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