Software de Actas y Compromisos: cada reunión se convierte en compromisos con responsable, plazo y seguimiento
Deje atrás las actas en Word que nadie revisa. Cada reunión queda con asistentes, temas, decisiones y compromisos trazables hasta su cumplimiento.
Las actas son la evidencia formal del compromiso de la dirección con el SGI. Esta aplicación convierte reuniones en acciones seguidas, no en archivos olvidados.
holdingsoft.org/app/leadership/minutes
ACT-2026-024 · Comité SGI
15-Abr
Asistentes:
+2
Compromisos · 4
1 cumpl.
1 venc.
Actualizar matriz HAI sede Norte
Capacitación EPP químicos Q2
Calibrar equipos medición ruido
Reemplazar SDS desactualizadas
Compromisos -> Plan de Trabajo · Vencidos -> Mejora
6
entidades: acta, tema, compromiso, asistente, archivo y compromiso por tema
4
estados del acta: borrador, programada, ejecutada, cerrada
5.1 y 9.3
cláusulas ISO que evidencia (liderazgo y revisión por la dirección)
2
módulos alimentados por señal: Apoyo (plan de trabajo) y Mejora
El acta de reunión es la evidencia central del compromiso de la alta dirección que exigen las normas ISO. El liderazgo no se demuestra con discursos, sino con registros: cuántas actas hay, cuántos compromisos se generaron y cuántos se cumplieron. Esta aplicación registra reuniones ordinarias y extraordinarias, revisiones por la dirección, COPASST y grupos de trabajo, con sus temas, decisiones, compromisos, asistentes y archivos de soporte.
Cada acta tiene un tipo y una máquina de estados clara: borrador, programada, ejecutada y cerrada. Una vez cerrada, el acta ya no se edita para preservar la evidencia; si se necesita una corrección, se crea un acta complementaria. Los asistentes pueden ser internos (vinculados a un usuario) o externos (nombre, correo y cargo), y cada uno deja su firma dibujada en un lienzo canvas junto al flag de asistencia.
Los compromisos son el corazón del seguimiento. Cada compromiso vive dentro de un tema, tiene responsable y fecha pactada, y avanza de pendiente a en progreso hasta cumplido o no cumplido. Una tarea Celery diaria recuerda a los responsables los compromisos por vencer. Al ejecutar el acta, los compromisos se convierten en tareas del plan de trabajo del módulo Apoyo mediante señal, y los compromisos incumplidos generan hallazgos automáticos en el módulo de Mejora. Así el acta deja de ser un archivo de Word olvidado en una carpeta y se vuelve un sistema vivo con trazabilidad de extremo a extremo.
Todo lo que registra el software de actas de reunión
Acta con tipo (ordinaria, extraordinaria, revisión por la dirección, COPASST, comité de convivencia u otro), fecha, lugar, convocante y objetivo
Temas de la agenda numerados automáticamente por orden, con su desarrollo y las decisiones tomadas
Asistentes internos (por usuario) o externos (nombre, correo, cargo/empresa), con flag de asistencia y firma dibujada en canvas
Compromisos por tema con responsable (interno o texto libre), fecha pactada, descripción y estado
Máquina de estados del acta: borrador → programada → ejecutada → cerrada (o cancelada); el acta cerrada queda inmutable
Máquina de estados del compromiso: pendiente → en progreso → cumplido o no cumplido
Archivos de soporte adjuntos (presentación, evidencia) y generación del acta en PDF con firmas
Recordatorios automáticos por Celery a los responsables de compromisos próximos a vencer
Del dato a la evidencia, paso a paso
Programa la reunión
Crea el acta con tipo, fecha, lugar, convocante y objetivo; define la agenda de temas.
Registra asistencia y firmas
Marca quién asistió y captura su firma dibujada en canvas como evidencia de participación.
Documenta decisiones y compromisos
Por cada tema anota la decisión y genera compromisos con responsable y fecha pactada.
Ejecuta y deriva
Al ejecutar el acta, los compromisos crean tareas en el plan de trabajo y los incumplidos generan hallazgos en Mejora.
Cierra el acta
El acta cerrada queda inmutable; si requiere corrección se crea un acta complementaria.
Cuándo usar las actas y compromisos
Revisión por la dirección (cláusula 9.3): las actas que exige ISO 9001, filtrables por tipo
Reuniones de COPASST con compromisos derivados y firma de asistentes
Comités de calidad, ambiental y SST, y juntas directivas
Compromisos que se convierten en tareas del plan de trabajo (módulo Apoyo) y en hallazgos de Mejora
Así se ve Actas de Reuniones en HoldingSoft+
holdingsoft.org/app/leadership/minutes
ACT-2026-024 · Comité SGI
15-Abr
Asistentes:
+2
Compromisos · 4
1 cumpl.
1 venc.
Actualizar matriz HAI sede Norte
Capacitación EPP químicos Q2
Calibrar equipos medición ruido
Reemplazar SDS desactualizadas
Compromisos -> Plan de Trabajo · Vencidos -> Mejora
Cumple:
Dónde encontrarla en la plataforma
Con acceso a HoldingSoft+, esta aplicación vive en el menú lateral del módulo Liderazgo.
/leadership/minutes
Liderazgo
ISO cláusula 5 exige que la alta dirección demuestre compromiso con evidencia auditable: actas con compromisos rastreables, matriz legal vigente, consulta a trabajadores documentada y monitoreo de ausentismo. Este módulo materializa los 4 entregables con trazabilidad cruzada.
Ver el módulo completo →Otras aplicaciones de Liderazgo
Preguntas frecuentes sobre Actas de Reuniones
Cada compromiso tiene responsable, fecha pactada y estado (pendiente, en progreso, cumplido o no cumplido). Una tarea diaria recuerda por correo a los responsables los compromisos próximos a vencer. Al ejecutar el acta, los compromisos se vuelven tareas del plan de trabajo (módulo Apoyo) y los incumplidos generan hallazgos en Mejora.
No. Un acta cerrada queda inmutable para preservar la evidencia ante auditoría. Si necesitas corregir algo, se crea un acta complementaria que referencia a la original.
Sí. La aplicación sirve para cualquier reunión formal (comités, juntas, comités de proyecto). Solo las actas de tipo revisión por la dirección son las que exige específicamente la cláusula 9.3 de ISO 9001, y puedes listarlas filtrando por ese tipo.
Términos relacionados
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